Les relations avec la douane font partie intégrante de l’activité d’un transporteur routier. En cas de problème à ce niveau-là, souvent à cause d’insuffisances dans la préparation des documents administratifs, votre livraison peut être retardée de manière non négligeable, en l’attente de la fin des procédures de vérification ou la normalisation de la situation.
Les pièces administratives à remettre à votre transporteur routier
Pour faciliter la tâche de votre transporteur routier, et donc assurer la rapidité de votre envoi, mieux vaut lui remettre tous les documents qui peuvent être exigés par l’Administration Douanière.
Notez tout d’abord qu’aucune pièce spécifique n’est réclamée dans le cas du transport de documents, sauf si ceux-ci ont une valeur commerciale.
Pour l’envoi de marchandise, tout dépend de la nature de la destination :
- Pour un envoi de marchandise dans l’Union Européenne :
Pour simplifier et accélérer toute vérification à la douane, mieux vaut remettre à son transporteur routier une liste de colisage, mentionnant le nombre de colis, leur contenu, ainsi que leur poids net et brut. La facture n’est pas obligatoire. - Pour un envoi de marchandise hors de l’UE :
- s’il s’agit d’un envoi commercial, au colis doit être joint une facture commerciale sur papier à en-tête de votre société, en cinq exemplaires, en français et en anglais. Les agents de la Douane doivent pouvoir y trouver des informations telles que : description de la marchandise, origine, destination, valeur pour la Douane, etc.
- s’il s’agit d’un envoi sans paiement (échantillons, retour pour échange standard, réparation ou destruction, etc), vous devrez également remettre à votre transporteur routier cinq exemplaires de facture sans paiement, en français et en anglais.
Incoterm
Les Incoterms (contraction de « International Commercial Terms ») sont des normes commerciales édictées par la Chambre de Commerce Internationale, dont le siège mondial est à Paris. Les Incoterms servent à définir clairement et de manière systématique les obligations et responsabilités du vendeur et de l’acheteur.
Un incoterm est un sigle composé de 3 lettres, dont la première est C, D, E ou F. Ce sigle doit être présent sur la facture que vous remettez à votre transporteur routier. Il existe 13 incoterms possibles. Les incoterms commençant par la lettre E ou F laissent à l’acheteur la charge du transport principal (ex : EXW – Ex Works). Dans le cas d’incoterms commençant par la lettre C ou D, le vendeur est responsable du transport principal jusqu’au point de livraison (ex : DDU ou DDP – Delivery Duty Unpaid/Paid).
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